信息化时代，考虑到文件传输的便捷和快速，大多采用电子文件的形式完成。电子文档传播性强，但容易被拷贝传输，因此对于发给客户或合作伙伴的重要资料，都需要做好文件外发管理策略，不然随时可能被以明文的形式进行非法篡改、无序传播等，尤其传统的传输方式，像微信、QQ、企业网盘、邮件、FTP等，如果没有做权限及外发管控，那就是将公司的机密资料暴露在外，谁都能随时随地发出去，而且无法溯源，根本不清楚是谁发的，在什么时候发的。
这些方式可以满足企业数据外发的需求，但存在以下问题：
1、流向不清晰
通讯工具无法指定明确的收件人，数据流向路径不清晰
2、外发无安全保障
FTP属于明文传输，易被黑客攻击，信息被窃取而导致数据泄露；无法保障文件是否合规，而且传输大文件时，速度慢、传输中断、文件丢失等情况频发
3、没有审核审批流程
没有做颗粒度细化的文件权限管控，员工可对所有文件进行任意操作；外发行为是否符合公司章程规定、是否涉及敏感数据、是否夹带核心信息，无法得到有效解决
4、缺乏完整的日志记录
日志记录不完整，一旦数据泄露事件发生，无法进行定位和追溯问题
因此，需要确定好外发文件管理策略，对发送前-发送过程-发送后三个环节都加以控制，这里推荐《Ftrans企业文件安全收发系统》，集合审批、发送、加密等于一体的综合型文件外发解决方案。具有以下功能优势：
1、重要文件外发，必须经过领导审批
支持多级、多人审批，会签、或签，确保文件外发安全合规。基于文件属性、收发件人特征等条件，自定义自动发起文件审批流程。可与外部审批系统集成（OA、BPM），实现文件外发和审批一体化。支持邮件审批、移动审批、企业微信审批，让审批操作更便捷。
2、全平台日志审计全掌握，随时获取文件交换行为日志
根据完整的日志记录，形成报表，便于灵活查询。不仅可以审计操作记录，还能审计原始文件。文件包创建、发送、审批、访问、下载，均有记录以备审计。
3、多重安全保护策略，有效防止敏感文件外泄
内置防病毒引擎，自动防病毒检查，防止病毒扩散。内置内容过滤审查机制，可根据敏感词、文件大小、文件类别等进行识别。
4、不限大小，不限速度，大文件收发超顺畅
完美解决生产、研发、测试类等大体量业务数据的跨网交换难题。内置高性能传输协议，带宽利用率可达80%以上，极大提升业务时效性。断点续传、自动重传、完整性校验，100%保证文件正确性。
5、灵活的文件共享协作，跨部门、跨专业的协同办公
符合项目制的协同工作模式，支持团队协作和共享。网盘模式的个人文件夹或共享文件夹上传，一对多的邮件群发。临时伙伴无需创建账号，通过分享链接方式交换数据。
《Ftrans企业文件安全收发系统》可以有效降低企业在文件传输过程中的安全风险，提高企业的数据保护能力，帮助大型企业与供应商、客户（供应链）之间，安全可控、高效可靠的进行文件外发管理和共享。
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