在当今数字化时代，企业内部采购IT软件是提高工作效率和业务竞争力的重要一环。然而，在众多软件供应商中选择合适的合作伙伴并非易事。
比如我们购买手机，肯定是希望手机质量好（耐用、不出故障），性能优秀（操作流畅、像素高）、售价合理、系统定期更新升级、售后服务完善等。
同样地，当我们需要采购软件时，我们的理想中的软件供应商应该是这样的：
满足需求：软件功能既强大又符合企业内部使用场景，安全性高，bug少不影响正常使用。
成本低廉：无论是购买价格、后期的升级和维护费用，还是二次开发的成本，都要做到尽可能的低。
交付快速：软件能够快速应用，包括快速部署上线，个性化需求能够快速开发完成，后期业务变更或有升级需求时能快速响应。
服务优质：能够快速响应并解决在软件使用过程中出现的问题，提供高效的技术支持，积极倾听客户需求，并及时提供个性化的解决方案，满足客户的期望和需求。
供应商可能会觉得：“这些要求太高了吧？”，然而，对于企业来说，这些要求是必要的，以确保他们获得高质量、高性能且符合业务需求的软件。当企业需要对多个供应商进行横向对比时，自然会选择寻找比较符合这些理想条件的供应商，以确保他们获得最合适的软件供应商。
那么，要如何实现上述目标呢？让我们一起看看：
一、明确自家单位需求及目标
明确自家单位的需求和目标对于确定软件供应商的选择至关重要，需要识别真正的业务需求、避免理想化需求，因此需要详细的列出需求清单，包括所需的软件功能、预算限制以及使用场景等，类似于制作购物清单一样，以确保不会遗漏任何重要细节。为此，IT和业务部门需要密切合作，深入了解公司的战略目标和业务发展方向，精准定位企业的核心痛点，这一步至关重要，实施起来却相当复杂。
为了确保需求调研的准确性和有效性，建议抽调IT、业务负责人和骨干人员组成项目小组，公司主要领导授权给项目小组具体执行人，避免在内部需求收集过程中出现决策层面的混乱和不必要的纠纷。由项目组管控需求调研，根据需求整理分析确定目标，并将其整理在Excel表格中，为后续的软件选择和实施打下基础。
二、收集供应商信息
为了选择可靠的软件供应商，在时间精力允许的情况下，需要尽可能多收集供应商的信息。可以通过网上不同的平台搜索查询、咨询行业内的朋友、与已合作的供应商进行交流等方式来获取信息。
接触更多不同供应商的产品和解决方案，可以避免遗漏潜在的合适供应商，同时帮助企业开拓更广阔的建设方案思路。不同供应商可能有不同的创新技术、功能模块或服务方式，通过对比和了解，企业可以找到更具竞争力的供应商，为自己提供更好的解决方案。
三、深入了解供应商和产品
在收集供应商信息后，企业需要进一步了解供应商和其产品。可以邀请供应商的售前顾问介绍公司、解决方案和成功案例，以及产品的功能、性能、安全性、集成性、数据隐私保护及合规性等方面。
为了全面评估软件在实际应用中的表现，企业可以要求软件供应商提供测试账号，以便IT和相关业务部门的人员进行试用。通过实际操作，企业可以深入了解软件的功能、性能、稳定性和用户体验等方面的实际情况。同时，试用过程还能对供应商服务范围、质量、响应速度等综合能力进行有效考察。通过实际应用体验，企业可以更加准确地判断软件供应商是否能够满足其需求和实现其目标。
在评估过程中，企业应结合供应商的资信状况、稳定性以及发展能力等综合因素进行考虑。这包括了解供应商的财务状况、经营历史、组织架构以及市场地位、业内口碑等信息，以评估其稳定性和可靠性。同时，分析供应商在行业中的发展趋势、技术创新和市场竞争地位，以判断其未来的发展能力。
在完成这一阶段后，为了更高效地分析各供应商的实力、成功案例、产品对比情况及服务情况，企业可以使用Excel表格来帮助完成这一工作。或制定一个表格模板，并发送给各供应商填写。将各供应商所填信息进行汇总，并仔细甄别其真实性，以得出更准确的评估结果。
四、收集各供应商报价
在比较不同供应商的产品和服务时，需要综合考虑价格和性价比，在经常了一轮接触后，各供应商对自己的需求也有了一定的了解，这时可以收集各供应商的报价，除了购买软件的费用，还需要包括后期维护费用和升级费用等。也可以在立项前让供应商提供初步报价，为公司的立项预算提供依据。
五、选择合作供应商
根据需求和评估结果，企业可以通过公开招投标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等选择合适的软件供应商。在选择过程中，企业应制定清晰的准入标准、评分方式和商务评估标准，确保公正和透明。
需要注意的是，选择合适的合作供应商不仅仅是购买产品或服务的过程，更是建立长期合作关系的过程。在选择供应商时，还需要考虑其是否能够提供持续的技术支持和售后服务，以及是否能够根据企业的需求进行定制开发等。因此，在选择合作供应商时，需要建立长期合作的意识，以便更好地满足企业的需求和发展。
以上是企业采购IT软件选择供应商的流程与技巧，下面给大家举个采购示例。
某企业组织架构有5000人，目前内部沟通协作主要依赖邮件系统，为了提高内部沟通与协作效率，决定采购一款IT软件。在进行需求调研时，IT部门发现大部分业务部门无法提出具体、可行的需求，或者提出的需求过于理想化，难以实现。部分需求部门出于个人或部门利益的考虑而设置了利己需求，导致需求与实际方向偏离。
尽管最初采购了一款带有基础即时通讯功能的OA软件，但在实际使用中，虽然协作效率有所提升，沟通效率却不尽如人意，此时再与OA厂商沟通定制化升级即时通讯功能，无论是时间还是费用上均不划算。
为此，该企业总结了之前的经验教训，重新组织了需求调研。公司抽调各部门的负责人和骨干人员与IT部门共同组成项目小组，由总经理授权，全面主导和管控需求调研工作。
经过深入的需求整理、分析，项目小组决定采购一款即时通讯软件，预算为50万。他们明确了以下需求和目标：
软件功能要求：具备实时聊天、语音通话、文件共享、打卡、通知公告等功能。
安全性要求：软件需要提供端到端的加密保护，支持本地化部署，确保信息不会被窃取或篡改。
移动端支持：软件必须提供移动端应用程序，以便员工能够随时随地使用。
高可用性和稳定性：软件需要具备高可用性，支持5000人同时在线，保证在任何时间都能正常运行，并且稳定性要好，不容易出现崩溃或故障。
用户界面友好：软件的用户界面应该简洁、直观，易于使用，不需要额外的培训即可上手。
能够与现有系统集成：软件需要能够与企业已有的OA系统、邮箱系统等进行集成，以方便员工在一个平台上完成工作。
该企业通过搜索引擎和咨询行业内的朋友，收集了有度即时通等多个即时通讯软件供应商的信息。
该企业与这些供应商进行了沟通，并邀请他们的售前顾问提供了介绍公司、解决方案和成功案例的PPT，以及产品的功能、性能、安全性、集成性等方面的文档列表。同时，他们也要求供应商提供测试账号，让员工试用软件测试各个功能模块并评估其实际效果，并使用了Execl表格进行了详细的分析对比。
该企业向各供应商索取了相关的报价，包括软件购买费用、后期维护费用和升级费用等。
根据需求和评估结果，该企业决定选择有度即时通作为他们的即时通讯软件供应商，在比较了多款软件之后，有度即时通凭借其安全性和用户体验以及满足各项需求的特点脱颖而出。在预算范围内，有度即时通提供了全面的功能，满足了企业的需求。同时在试用过程中，有度即时通提供的优质服务也给企业留下了深刻的印象。
基于以上原因，该企业与有度即时通顺利签订了合作协议。随后，该企业开始正式部署和使用该软件，期待通过有度即时通的助力，提升内部沟通效率和协作能力。