财务基础知识:单式记账法和复式记账法

发布时间 2023-05-07 12:44:17作者: 郭晓宁

单式记账法:

单式记账法从字面即可理解,这是一种比较单一的记账法,与之相对的则是复式记账法。

单式记账法的主要特点:属于一个简单的记账法而且是不完整的,它主要是记公司的现金收入的账目。

简单点说就是会记录一下公司的收入多少,然后公司与银行以及欠人家多少钱这样的数据。

公司有多少钱,公司收入多少钱,公司给其他人多少钱,公司借贷银行多少钱等。

它只会设置这样几个账户,库存现金银行存款应收账款应付账款。其实这就是一个家庭账目的扩大化。

当然既然是简单的记账法,肯定会存在一些地方不足。其中最为明显地就是它只反映公司一部分经济业务。

作为一家公司最基本的就是把以上几个数据弄清楚,只要把以上几个数据弄清楚,那么就能够非常明显地看到公司到底是否盈利了,这部分经济业务是公司最重要的,老板最重视的部分。

复式记账法:

“复式记账法”,又叫“借贷记账法”,是目前世界大部分国家(包括中国)的通用记账方法,是会计的入门基本功。举个复式记账法的典型例子:

借:固定资产 8000

贷:银行存款 8000

一、记账就记账,为啥要“复式”

个人记账比如:今天发了8000元工资,心情大好,记上!明天买本书花80,本子上记上“-80”;后天买个手机花2000,记上“-2000”……月底再结余。

6月1日 +8000元 (工资)

6月2日 -80元 (买书)

6月3日 -2000元 (买手机)

……

这种记账方式俗称“流水账”,日常应用无可厚非,但最大的问题是:只设置了关于“钱”(存款、现金等)的“账”,至于用钱买了啥,买的东西值多少钱,以后会不会贬值……等等,并没有设置“账”去记录。毕竟,作为普通消费者,只要东西买到了手,一般就不再关心这东西的市场价是多少,反正我用着顺手就好。(房地产、金银饰品等是个例外,因为这些东西具有投资属性,很可能进入二手流通市场。)

但是,上面说的“流水账”,并不能满足企业赚钱的需要。为什么?因为企业不仅关心今天账上剩多少存款,更关心昨天“进的货”是多少钱买的、能卖多少钱、卖了之后能赚多少。这就必须对“进的货”再设置一本账。在这本账上,不仅要记录“进的货”的规格、数量,更要记录“进的货”是多少钱买的。

好,总结一下,现在“进货”这个事需要用两个账本了。第一本账,记录“钱”是怎么花出去的;第二本账,记录“货”是怎么买进来的。像这种一件事要登记在两个账本(甚至更多账本)上的记账方法,就叫做“复式记账法”。

举个例子:刷卡买了一部手机,花了2000元——①在“银行存款”账本上记上:减少2000元;②在“存货”账本上记上:手机,增加2000元。

企业的目的是营利,而企业的钱必须流动起来,形成循环,才能营利。如果钱长期沉淀,比如“进的货”长期积压卖不出去,企业很快就会陷入困境。

因此,必须要用复式记账法,记清楚“钱”的来龙去脉,从而监督企业经营。

二、需要设置哪些账

企业的日常业务名目繁多,买东西、卖货、付工资、交税……等等,这些业务需要设置五花八门的账,最常见的例如:银行存款、存货、应收账款、短期借款、股本、管理费用等等。不用慌,这些账其实基本可以分为两大类:①关于“企业拿什么来赚钱”的账。②关于“企业怎么实现赚钱”的账。

“企业拿什么来赚钱”的账,记载的是企业赚钱的物质基础。分3个部分:股东投入的钱、企业借的钱,以及用“钱”购买的资产。(会计术语依次为:所有者权益、负债、资产,这些账最终汇总成“资产负债表”。)

“企业怎么实现赚钱”的账,记载的是企业赚钱的具体活动。也分3个部分:卖货得到的钱、投入的本钱、利润。(会计术语依次为:收入、费用、利润,这些账最终汇总成“利润表”。)

所有复式记账法的账本结构都是一样一样的:分成两列,一列记载金额的增加,一列记载金额的减少企业只要有业务活动,分别计在两个账本(甚至更多账本)上即可。年终的时候,把这些账本汇总,就形成了我们常说的“资产负债表”、“利润表”。稍加分析计算,就可以得出“现金流量表”“所有者权益变动表”,再加上个文字说明(“附注”),一个年度财务报告就做成了,叫做“四表一注”

(插一句题外话,现在很多上市公司的年报喜欢弄得花里胡哨,用大量文字描述“企业愿景”、“公司文化”等虚头巴脑的玩意,企业经营的核心“四表”却可怜地藏在年报最后,散户投资者也很少关注。)

三、记账工具:会计分录

现在各类账本都准备好了,具体怎么记录各种业务活动呢?别担心,复式记账法的伟大发明者们已经设计了一整套精巧的记账方法,保证记账清晰,不出错误。这就是记账工具:“会计分录”;以及记账原则:“有借必有贷,借贷必相等”。

借和贷

前边说了,账本都分成两列,一列记载金额的增加,一列记载金额的减少。借贷记账法规定,左边的列,叫做“借”(英文:Debit);右边的列,叫做“贷”(英文:Credit)。

别误会,这里的“借”、“贷”,真的真的纯粹就是个记账符号,跟它的汉语意思没一点关系。你换成“A”、“B”,或者“甲”、“乙”,实际上都是可以的。那么“借”代表金额的增加,“贷”代表金额的减少?不完全对。

复式记账法之所以伟大,就是因为它深刻洞察了经济业务的实质,做出了如下规定:

对于“负债”、“所有者权益”、“收入”、“利润”的账本,“借”代表减少,“贷”代表增加;

对于“资产”、“费用”的账本,“借”代表增加,“贷”代表减少。

为什么这样规定?背后的会计原理比较复杂,在此不赘述。简单说,就是“负债”、“所有者权益”、“收入”“利润”具有同样的本质,都是指“钱从哪来”;“资产”、“费用”也具有同样的本质,都是指“钱花到哪里去”。来来去去,利润出焉。

也只有这么规定,记账时才能实现“有借必有贷,借贷必相等”,从而确保记账不出错误,总账户最终实现借贷平衡。通过审查是否平衡,也能反向证明记账是否有误。

电视剧里(现实里),经常有违法乱纪分子带着意味深长的微笑说道:“没关系,账已经做平了。”实际上,就是用一些假发票、假欠条等道具,虚构业务活动,让账本实现表面的借贷平衡,蒙骗大众和监管者。

会计分录

为了辅助记账,复式记账法设计了一个记账工具:“会计分录”。学习不同经济业务的“会计分录”,是会计专业的主要研习内容。实践中,会计分录记载在“记账凭证”上。

 

 

发生一项经济业务,应该计入哪两个(或者多个)账本?计入借方还是贷方?通过“会计分录”能看的一清二楚。还是举买手机的栗子:刷卡买了一部手机,花了2000元——①在“银行存款”账本上记上:减少2000元;②在“存货”账本上记上:手机,增加2000元。“会计分录”是:

借:存货——手机 2000

贷:银行存款 2000

注意,这里的借方、贷方的金额是完全相等的。这实质上是从一种资产(银行存款)转换成另一种资产(手机),依然是“企业拿什么来赚钱”的范畴。

哪天我要是把手机卖掉呢?假设卖了2500,赚了500,银行账户立即收到款项(不考虑税收问题)。这已经进入了“企业怎么实现赚钱”的范畴,需要开启新的账本:“主营业务收入”、“主营业务成本”。

首先,把“存货”账本上的“手机”冲销掉(贷:存货——手机),同时增加“主营业务成本”(借:主营业务成本)。注意,企业开始准备赚钱了!会计分录:

借:主营业务成本 2000

贷:存货——手机 2000

其次,增加营业收入(贷:主营业务收入),同时增加“银行存款”(借:银行存款)。

借:银行存款 2500

贷:主营业务收入 2500

“主营业务成本”和“主营业务成本”的差额500元,就是营业利润。

再扩展一下,如果考虑缴纳增值税呢?假设增值税税率是13%,需要缴纳2500×13%=325元的税。那么,总共向买家收取2500+325=2825元。这就要设置一个新的账本:“应交税费——应交增值税”(应交,指的是“应”向税务局“交”)。一方面,增加银行存款325元(借:银行存款);另一方面,增加“应交税费——应交增值税”325元(贷:应交税费——应交增值税)。会计分录变成了:

借:银行存款 2825

贷:主营业务收入 2500

应交税费——应交增值税 325

看,账做平了。