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《写给大家看的项目管理书》摘要

发布时间 2023-11-19 21:44:48作者: 温布利往事
 
书名
写给大家看的项目管理书
作者
【美】Gregory M.Horine
出版社
人民邮电出版社
阅读时间
2023.11.17-11.19

项目经理的关键技能

  1. 项目管理基础知识：包括办公套装软件以及使用项目管理软件的技能。
  2. 企业管理技能：如预算、财务、采购、组织动态、团队发展、绩效管理、指导和激励等。
  3. 技术知识：从项目的目标领域的经验和能力中获得的知识。
  4. 沟通技能：书面交流技能、口头、促进引导技能、演讲展示技能，以及主动倾听。
  5. 领导技能：人际交往、适应能力、灵活性、人员管理能力、客户导向的程度、分析能力、解决问题的能力以及考虑大局的能力。

项目经理必备的工具

  1. 项目章程：授权项目和项目经理。
  2. 项目定义文件：定义项目意图、目标、成功标准，明确项目范围。
  3. 项目进度安排：阐明项目中的所有工作，经过合理的估算，合乎逻辑，由日程表安排好必要的资源来完成。
  4. 状态报告：定期审核项目的实际执行状况，看是否与预期的执行状况一致。
  5. 里程碑图：逐条列出的项目进度摘要，按关键里程碑显示项目进度。
  6. 项目组织图：显示项目中的所有项目干系人以及他们之间的工作关系。
  7. 责任矩阵：定义所有项目角色并说明每种角色要承担的责任。
  8. 沟通计划：定义有关项目信息传递给项目干系人的方式、内容、时间和人员安排。
  9. 质量管理计划：定义用于管理项目进度和成果质量的措施和方法。
  10. 员工管理计划：列出如何获取项目人力资源，什么时候需要，需要多少，要用多长时间。
  11. 风险回应计划：列出每项已识别的风险以及计划好的回应策略。
  12. 项目计划：获得批准的正式文件，用于管理项目的执行。
  13. 可交付物汇总：定义并列出所有要在项目中产出的可交付物。
  14. 项目日志：获取项目风险、问题、任务项以及变更请求中的基础信息。
  15. 变更申请表：获取会对项目范围、进度或预算产生影响的已申请变更的基本信息。
  16. 项目簿：被项目经理用于维护重要项目文件及可交付物的正式记录。

要制定什么样的进度计划？

  1. 完整：进度计划必要反映所有要做的工作。
  2. 现实可行：进度计划在时间方面必须现实可行。
  3. 令人满意：进度计划必要获得团队成员和项目干系人的认可。
  4. 正式：进度计划必须有文件记录且遵循一定的格式。

制定计划所需的关键信息

  1. WBS：组织任务清单。
  2. 工作估算：完成每项任务的工作量以及所要花费的时间。
  3. 任务间的关系：工作任务之间的逻辑相关性。
  4. 资源：在实际执行任务时所需的人员和设备。
  5. 风险应对：为应对工作量估算和资源估算的不确定性而采取的措施。

创建进度计划

  1. 明确工作任务。
  2. 估算每项任务的工作量。
  3. 确定任务关系：明确先完成哪些任务，后完成哪些任务，哪些任务可以同时进行。
  4. 分配资源：为每项任务分配角色、人员以及设备。
  5. 制定初步的进度计划。
  6. 放到现实中去检验。
  7. 简化进度计划。
  8. 说明风险应对措施。
  9. 演示进度计划：将初步制定好的进度计划交付审核并获取反馈，进度计划首先经过核心项目团队的密切审议，然后由主要项目干系人（管理层、客户）进行审核。
  10. 最终确定进度计划。

项目成本来源

  1. 劳动力成本。
  2. 设备。
  3. 材料。
  4. 许可和费用。
  5. 培训成本：包括项目团队的工作培训成本以及培训用户使用产品所产生的成本。
  6. 差旅成本：包括交通和住宿成本。
  7. 经营成本：包括与维护和支持最终产品有关的成本。
  8. 清理成本：包括与清理或移除项目中更换的东西相关的成本。
  9. 日常管理费用：包括任何项目都会产生的日常管理费用，如设施设备、行政管理协助、安全保障及技术基础设施。
  10. 变更成本：考虑项目变更产生的影响，可能包括所有由变更因素直接引发的成本。

项目控制的组成部分

  1. 绩效报告：衡量并与目标项目干系人交流项目状态。
  2. 变更控制管理：审核、批准并协调项目范围、进度计划或预算方面的变更请求。
  3. 配置管理：控制变更、更新以及项目可交付物版本。
  4. 问题管理：识别、跟踪并解决可能会影响项目关键成功因素的问题。
  5. 风险管理：确保工作流程和项目可交付物符合项目干系人在质量方面的期望。
  6. 采购管理：专门用于管理项目产商的控制过程。
  7. 需求管理：确保正确识别、记录并跟踪项目中出现的所有需求。

项目控制的管理基本原理

  1. 抓住重点：理解什么对项目和组织来说比较重要，务必保证集中精力处理的是重要的方面。
  2. 依项目情况而定。
  3. 考虑过程：不必花费所有的时间和精力来处理风险，只要为项目建立一个自然控制系统就可以了。
  4. 预期变更：项目控制并非指不惜一切代价来阻止变更，应该预期、计划并管理好项目变更。
  5. 周密地计划。
  6. 考虑组织文化
  7. 树立期望：确保每个团队成员都理解项目以及每个角色背负的期望，确保团队明白所有项目控制程序必须遵守的规则和优先级。
  8. 保持一致。
  9. 提早关注。

管理项目变更的基本原理

  1. 为变更做计划：项目变更应该是意料之中的，有计划的且适当管理的。
  2. 设立变更控制系统。
  3. 让项目干系人了解情况。
  4. 使用系统。
  5. 最大限度减少范围变更。
  6. 尽可能多地沟通。
  7. 时刻监督：要理解哪些因素会导致计划外的范围变更，然后相应采取防范措施。

项目变更控制系统的关键要素

  1. 任何提出的范围变更都要在实施之前记录在文件中，并进行评估和审批。
  2. 在评估和审批过程中，让合适的项目干系人都参与进来。
  3. 彻底地评估变更请求，看其对其他项目关键成功因素，尤其是项目进度计划和预算，会产生什么影响。
  4. 在实施变更请求之前，让有话语权的管理层进行审批。
  5. 将所有项目变更都记录在文件中，就这些变更同所有项目干系人沟通。
  6. 任何项目干系人都可以提交项目变更请求。
  7. 要有严格的规定，清晰定义角色与责任，还要让工作流程满足所有项目干系人的需求。

推荐使用的变更请求表格部分和数据范围

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尽量减少项目变更的有效方法

  1. 清楚的项目定义：预先花费越多的精力来清楚地确定项目目标和成功标准，并获得有话语权的项目干系人的一致认同，在项目中接到变更请求的可能性越小。
  2. 可靠的需求定义。
  3. 跟踪需求。
  4. 正式签收：对可交付物的审查和验收做正式的记录，有助于使各方期望保持一致，还能最大限度地减少可能发生的纠纷。
  5. 利用对项目委身的项目干系人。
  6. 使用正确的项目方法
  7. 使用WBS来描述影响。
  8. 跟踪假设和限制。

交付物管理最佳实践

  1. 建立中央储存库：为项目定义一个中央储存库，用于储存所有项目文件夹，控制对储存库的访问。
  2. 规定审查/更改/批准流程：规定哪些工作产品需要在出现变更的时候通过审批，由谁来做出变更，由谁来批准变更。
  3. 规定守门人。
  4. 实施访问控制。
  5. 建立共同的目录结构。
  6. 建立文件命名约定。
  7. 设立版本编号计划。
  8. 设计基准。
  9. 使用标准文件小节：推荐的文件小节包含扉页、更改历史页、批准页、标准页眉和页脚格式。
  10. 备份
  11. 详细说明不同工作产品类型的不同需求。
  12. 使用配置管理工具。
  13. 定义产品配置建立/发布流程。
  14. 制定配置管理计划。
  15. 利用档案文件夹：在每个项目的目录下都擦创建一个“档案”文件夹，用于存放以往的信息。

项目经理理念原则

  1. 指挥者：作为项目经理，处理项目问题是关键。你是守门人，必须找到合适的人在恰当的时机参与进来，确保能够解决问题。
  2. 微笑的斗牛犬：你的目标就是尽可能快的解决问题，一直坚持到问题解决为止。坚持的同时还要带着微笑，一边发挥你在人际沟通方面的长处来达到目的，一边与各方建立关系。
  3. 钻牛角尖：就像对待风险的时候一样，你要不断的寻找麻烦之处。
  4. 守门员：好的项目经理不会放过问题活着让问题悬而未决。
  5. 遵守规则：要想高效，就要遵守一些规则。要根据规则来记录问题并跟踪流程。
问题日志要素
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提升项目领导能力的12个秘诀

  1. 管理的是人：把人放在第一位，注重各个项目干系人真正的理解和认同。
  2. 看到目标，还要看到通往目标的路。
  3. 以别人的眼光来看。
  4. 获得信任
  5. 赢得尊重：表现出尊重；脚踏实地；公平；始终如一。
  6. 推进项目发展：把自己当做引导项目进展的人、促进项目的人以及提高生产能力的人。
  • 预料问题并采取预防措施，要是确实发生了就要面对并迅速解决。
  • 创建开放、诚实的团队氛围，鼓励团队成员轻松地交流自己的想法和观点。
  • 促成决策制定过程
  • 迅速获取所需信息
  • 确保团队拥有尽可能有效的结构、流程和工具
  • 想办法减少他人的猜疑和不确定的因素
  1. 全身心投入：让大家都知道是在负责这个项目。“投入”的想法本身表明了你坚持不懈、重视结果、不找借口的态度，这种态度无可争辩，并且会感染到其他团队成员。
  2. 适应性强
  3. 做一名老师：告诉所有的项目干系人，他们在项目中要扮演什么角色，背负什么责任。在所有的项目中，带着教的心态，即真心希望别人学习、成长、进步的想法，而不是批判的观点，这对你领导能力的有效性会非常重要。
  4. 追求卓越：准备好、组织好、不断学习不断提升。
  5. 弥补缺点。
  6. 展现自制力：行动果断且始终如一，不会以自我为中心，也不会出现很大的情绪波动，此外，还要能在压力下保持冷静，还能在压力大的时候充当别人的榜样。

高效的会议

  1. 了解你的计划：确定会议的整体目标和具体目标；请对人；合理组织会议；明确参与会议的人需要做什么准备，以使得会议开的有价值。
  2. 公布议程：如果可以，提前公布会议的议程。
  3. 推进会议：主持会议。说明并设定会议背景；提前说明会议的基本原则，让每个人都参与进来；保持会议顺畅；请求反馈；总结要点；寻求一致。
  4. 不跑题：让会议围绕主题进行；设定有时间限制的议程事项；不要试图在会议中解决问题，而是安排下一次会议。
  5. 做笔记：制定人员记录会议决策和操作事项。
  6. 结束会议：在结束会议之前，回顾所有操作，总结会议结果。
  7. 公布会议记录：尽量在会议之后24小时内向与会人员及相关团队发布会议记录。如果有些事情要让没有参与会议的人员完成，在发布会议记录之前要征得他们同意。