①开头用语：
常用于行文目的、依据、原因、伴随情况等的有：根据、按照、遵照、依照、为、为了； 关于、由于、随着 ； 目前 、当前； 兹 、兹有、查、奉。
②承启用语：
专用于承接上文、引起下文的一类词语。结构特点是：多以一介词承接上文。承启用于所承接的上文较为简短，引起的下文一般是主体部分，并多以条款式表述。
有的说明目的，如：为此，为了。
有的说明依据，如：根据、遵照、依照、按照。
有的引起下文，如：特作如下通知（决定、规定、决议）；提出图下意见；拟采取如下措施；以上报告（措施、规定）；上述、综上所述等。
③结尾用语：
如：希认真贯彻执行；希结合你单位具体情况参照（或研究）执行；如有情况（或意见等）随时反映； 特此函达（告）、 特此通知（通报）、并希见复、 即希查照 ；以上请示（意见、建议）妥否，请批示（请审批、请予决定）； 特此报告；为荷、为盼、为要等。
④称谓用语：
如： 我（院） 、 本（院）、你（院） 、该（院）、贵（院）等。
⑤经办用语：
用于说明公务处理情况或要求：如：经、业经、现将、已经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、参照执行、切实执行等。
⑥引述用语：
即引叙来件的用语，如：前接、近接、现接； 悉、收悉、欣悉、惊悉等。
⑦表态用语：
要根据表态程度，注意用语分寸。这类词语有：照办、可办、不可、不同意、同意、应、应该、批准遵照执行； 原则同意、原则批准等。
⑧期待用语
表示发文者某种期望、要求的词语，如： 请 、 希 、 望、 盼 、 拟请 、 恳请 、 即请 、报请 、希望 、切望 、 切盼 等。
⑨批转用语。如：批示、审批、阅批、批转、转发等。
⑩征询用语
表示征请、询问对有关事项的意见和态度的用语，如：当否、妥否、可否、是否妥当、是否同意、如无不当、如无不妥、如果可行等。
11 期复用语
如：请回复、请核实、请批示、请予决定、请审批等