在项目管理中，计划、质量和进展是关键的方面，需要重点关注和优化。具体优化建议如下：
1.计划方面：制定清晰的项目计划，包括目标、主要活动、资源、控制等方面，并根据实际情况及时调整和优化计划，确保计划能够指导项目工作的开展。
2.质量方面：明确项目质量要求，包括产品质量控制目标、交付要求等，建立质量保障机制，通过对质量的持续监控和改进，确保项目能够符合客户的验收标准。
3.进展方面：对项目计划的活动和控制要求进行确认，及时更新项目进度，发现并解决问题，确保项目能够按时完成，并根据实际情况及时调整计划，以最终实现项目目标。
针对现状中存在的问题，可以采用以下优化措施：
1.成果清单方面：建立实时统计系统，对各方产出和进度进行监控和反馈，确保目标清晰且一致。
2.问题清单方面：建立问题管理机制，包括问题登记、解决、追踪等环节，对项目中存在的问题进行跟踪和解决，避免项目延期和资源浪费。
3.周期报告方面：建立统一的汇报格式和协同平台，促使项目成员主动更新各种数据，形成项目执行的良性内循环。
4.任务执行方面：建立任务管理系统，对计划进行细化，并实时登记任务进展，控制具体的执行细节。同时，也需要对执行情况进行监控和反馈，确保项目能够按照计划顺利进行。