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前一章，我们说到了规划采购管理的一些基础内容，本章我们对采购过程中的一些具体文件内容做说明。
这里强调一下，本次内容依旧是买方视角的采购管理流程，也就是甲方的视角。
如需乙方视角，可留言评论，需求足够的话，我们再之后的章节做说明。
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采购管理过程分为三步，这里开始规划采购管理内容的说明。
12.1 规划采购管理
— 记录项目采购决策、明确采购方法，及识别潜在卖方的过程。
12.2 实施采购
— 获取卖方应答、选择卖方并授予合同的过程。
12.3 控制采购
— 管理采购关系、监督合同绩效、实施必要的变更和纠偏，以及关闭合同的过程。
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一、 合同类型
（一）总价合同
1. 定义
此类合同为既定产品、服务或成果的采购设定一个总价。
2. 适用情况
这种合同应在已明确定义需求，且不会出现重大范围变更的情况下使用。
3. 总价合同的类型
（1）固定总价 (FFP)
FFP 是最常用的合同类型。大多数买方都喜欢这种合同，因为货物采购的价格在一开始就已确定，并且不允许改变（除非工作范围发生变更）。
（2）总价加激励费用 (FPIF)
这种总价合同为买方和卖方提供了一定的灵活性，允许一定的绩效偏离，并对实现既定目标给予相关的财务奖励（通常取决于卖方的成本、进度或技术绩效）。
FPIF 合同中会设置价格上限，高于此价格上限的全部成本将由卖方承担。
（3）总价加经济价格调整 (FPEPA)
这种合同适用于两种情况<1>-<2>。
它是总价合同的一种类型，但合同中包含了特殊条款，允许根据条件变化，如通货膨胀、某些特殊商品的成本增加（或降低），以事先确定的方式对合同价格进行最终调整。
<1> 卖方履约期将跨越几年时间
<2> 将以不同货币支付价款
（二）成本补偿合同
1.定义
此类合同向卖方支付为完成工作而发生的全部合法实际成本（可报销成本），外加一笔费用作为卖方的利润。
2. 适用情况
这种合同适用于：工作范围预计会在合同执行期间发生重大变更。
3. 成本补偿合同分类
（1）成本加固定费用 (CPFF)
为卖方报销履行合同工作所发生的一切可列支成本，并向卖方支付一笔固定费用。 该费用以项目初始估算成本的某一百分比计列。
除非项目范围发生变更，否则费用金额维持不变。
（2）成本加激励费用 (CPIF)
为卖方报销履行合同工作所发生的一切可列支成本，并在卖方达到合同规定的绩效目标时，向卖方支付预先确定的激励费用。
在 CPIF 合同中，如果最终成本低于或高于原始估算成本，则买方和卖方需要根据事先商定的成本分摊比例来分享节约部分或分担超支部分。
例如，基于卖方的实际成本，按照 80/20 的比例分担（分享）超过（低于）目标成本的部分。
（3）成本加奖励费用 (CPAF)
为卖方报销一切合法成本，但只有在卖方满足合同规定的、某些笼统主观的绩效标准的情况下，才向卖方支付大部分费用。
奖励费用完全由买方根据自己对卖方绩效的主观判断来决定，并且通常不允许申诉。
（三）工料合同 (T&M)（时间和手段合同）
1. 定义
工料合同（又称时间和手段合同），是兼具成本补偿合同和总价合同特点的混合型合同。
2. 适用情况
这种合同往往适用于：在无法快速编制出准确的工作说明书的情况下扩充人员、聘用专家或寻求外部支持。
二、采购管理计划
（一）定义与分类
1. 采购管理计划定义
采购管理计划包含要在采购过程中开展的各种活动。
2. 采购计划分类
根据每个项目的需要，采购管理计划可以是
（1）正式或非正式
（2）非常详细或高度概括
（二）采购管理计划文件内容
采购管理计划可包括以下内容
0. 资金来源与可用性
前提：如果项目由外部资助，资金的来源和可用性应符合采购管理计划和项目进度计划的规定。
1. 如何协调采购与项目的其他工作
例如，项目进度计划制定和控制；
2. 开展重要采购活动的时间表
3. 用于管理合同的采购测量指标
4. 与采购有关的相关方角色和职责
如果执行组织有采购部，项目团队拥有的职权和受到的限制；
5. 可能影响采购工作的制约因素和假设条件
6. 司法管辖权和付款货币
7. 是否需要编制独立估算
8. 是否应将其作为评价标准
9. 风险管理事项
包括对履约保函或保险合同的要求，以减轻某些项目风险；
10. 拟使用的预审合格的卖方
（如果有，邀标方式）
11. 招标标准
记录是否要开展
（1）国际竞争性招标
（2）国内竞争性招标
（3）当地招标
三、采购策略（自制或外购分析后）
采购策略适用情况 ：一旦完成自制或外购分析，并决定从项目外部渠道采购，就应制定一套采购策略。
（如何分析资质或外购，在工具与技术中做详细说明）
应该在采购策略中规定
（1）项目交付方法
（2）具有法律约束力的协议类型
（3）如何在采购阶段推动采购进展
1. 项目交付方法
对专业服务项目和建筑施工项目，应该采用不同的交付方法。
（1） 专业服务项目的交付方法包括：
<1> 买方或服务提供方不得分包
<2> 买方或服务提供方可以分包
<3> 买方和服务提供方设立合资企业
<4> 买方或服务提供方仅充当代表
（2）工业或商业施工项目的交付方法包括（但不限于）：
<1> 交钥匙式
<2> 设计-建造 (DB)
<3> 设计-招标-建造 (DBB)
<4> 设计-建造-运营 (DBO)
<5> 建造-拥有-运营-转让 (BOOT)
2. 合同支付类型（与确定的合同类型相关）
合同支付类型与项目交付方法无关，需要与采购组织的内部财务系统相协调。
它们包括（但不限于）以下合同类型及其变种：
（1）总价
总价合同适用于工作类型可预知、需求能清晰定义且不太可能变更的情况；
（2）固定总价
总价合同适用于工作类型可预知、需求能清晰定义且不太可能变更的情况；
（3）成本加奖励费用
成本补偿合同适用于工作不断演进、很可能变更或未明确定义的情况；
（4）成本加激励费用
激励和奖励费用可用于协调买方和卖方的目标。
（5）工料
（6）目标成本
3. 采购阶段
如何在采购阶段推动采购进展。
采购策略也可以包括与采购阶段有关的信息，这种信息可能包括：
（1）采购工作的顺序安排或阶段划分
<1> 每个阶段的描述
<2> 每个阶段的具体目标；
（2）用于监督的采购绩效指标和里程碑
（3）从一个阶段过渡到下一个阶段的标准
（4）用于追踪采购进展的监督和评估计划
（5）向后续阶段转移知识的过程。
四、招标文件
（一）招标文件分类
1. 定义
招标文件用于向潜在卖方征求建议书。
2. 适用情况
（1）如果主要依据价格来选择卖方（如购买商业或标准产品时），通常就使用标书、投标或报价等术语；
（2）如果其他考虑因素（如技术能力或技术方法）至关重要，则通常使用建议书之类的术语。
具体使用的采购术语也可能因行业或采购地点而异。
3. 招标文件分类
取决于所需的货物或服务，招标文件可以是
3-1 信息邀请书 (RFI)
（1）适用情况/作用
如果需要卖方提供关于拟采购货物和服务的更多信息，就使用信息邀请书。
随后一般还会使用报价邀请书或建议邀请书。
3-2 报价邀请书 (RFQ)
（1）适用情况/作用
如果需要供应商提供关于将如何满足需求和（或）将需要多少成本的更多信息，就使用报价邀请书。
3-3 建议邀请书 (RFP)
（1） 适用情况
如果项目中出现问题且解决办法难以确定，就使用建议邀请书。
（2）作用
买方拟定的采购文件不仅应便于潜在卖方做出准确、完整的应答，还要便于买方对卖方应答进行评价。
（3）具体内容
这是最正式的“邀请书”文件，需要遵守与 （1）-（3）有关的严格的采购规则。
<1> 内容
<2> 时间表
<3> 卖方应答
(二）招标文件内容
采购文件会包括规定的
1. 应答格式
2. 相关的采购工作说明书
3. 所需的合同条款
质量管理计划包含项目需要遵循的行业标准与准则
这些标准与准则应写入招标文件，如建议邀请书，并将最终在合同中引用。
这些标准与准则也可用于供应商资格预审，或作为供应商甄选标准的一部分。
（三）招标文件要求
1. 采购文件的复杂和详细程度应与采购的价值及相关的风险相符。
2. 采购文件既需要具备足够详细的信息，以确保卖方做出一致且适当的应答。
同时它又要有足够的灵活度，让卖方为满足相同的要求而提出更好的建议。
五、采购工作说明书（SOW）
在经理的项目中，SOW类似于技术规格书。
（一）SOW的定义与要求
1. 采购工作说明书定义
依据项目范围基准，为每次采购编制工作说明书（SOW），仅对将要包含在相关合同中的那一部分项目范围进行定义。
在采购过程中，应根据需要对工作说明书进行修订，直到它成为所签协议的一部分。
2. 要求 采购工作说明书应力求
（1）清晰
（2）完整
（3）简练
（二）文件内容
1. 拟采购的产品、服务或成果
以便潜在卖方确定是否有能力提供此类产品、服务或成果。
根据采购品的性质、买方的需求，或拟采用的合同形式，工作说明书的详细程度会有较大不同。
（1）规格
（2）所需数量
（3）质量水平
（4）绩效数据
（5）履约期间
（6）工作地点
2. 附加条款
（7）报告绩效
（8）对采购品的后续运营支持
3. 工作大纲（TOR）
对于服务采购，可能会用“工作大纲 (TOR)”这个术语。
与采购工作说明书类似，工作大纲通常包括以下内容：
（9）承包商需要执行的任务，以及所需的协调工作
（10）承包商必须达到的适用标准
（11）需要提交批准的数据
（12）由买方提供给承包商的，将用于合同履行的全部数据和服务的详细清单（若适用
（13）关于初始成果提交和审查（或审批）的进度计划
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本章说明了规划采购管理的一些文件内容，下一章会对规划采购管理过程中的工具进行说明。
其中供方选择标准是规划采购管理过程工具与技术的重点。
愿各位在进步中安心！
禾木 2023.05.10
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