一、分公司业务的特点
在造价咨询行业，分公司加盟合作，也是公司的一块重要业务。它不仅可以增加营业收入，也为公司的案例积累、资质维护、业务拓宽等贡献颇多。但对分公司业务的管理，却是一件不容易做的事情。
分公司业务管理，侧重点在服务、质量和账务三个方面。
（1）一方面要给分公司做好服务，有开票、代收款、代付款、签章、资料使用、标书制作等业务活动时，能够及时做好支持响应。
（2）二要把好质量关，成果报告做好审查，资料档案做好归档等。
（3）三得把账务理清记明，这也是最复杂的一件事。除总公司、分公司外，还涉及到第三方，如委托单位、应标方、代理公司等。涉及业务活动更多，如代收款、代付款、保证金、文件费、开票税金、管理费、胶装费、资料费等等。每一项业务活动，都有其特点：如代付款或开票时，先得要求分公司打款到账；保证金是个双向操作，有收有退；不同分公司管理费收取方式不同，有按年收的，有按项目收的，费率也会有所不同。所有这些因素，使得分公司账务管理变的非常复杂。
二、分公司管理的现状
一般分公司业务，会安排专人进行负责。在涉及到账务往来时，得与公司财务人员结合，以确认各类款账是否落实。在没有专门的信息化系统管理时，一般会采用Excel来记录。与分公司的结算，一般以项目为单位，以结算单为载体，根据管理流程，逐层审核。不同项目之间，费用很难互用。
（1）事项繁多。总公司的业务范围，分公司一般都会涉及到，如造价咨询、招标代理、投标等，每一项业务包含诸多事项，每一事项又有自己的特点，繁复难理。
（2）协作困难。一般采用手工Exce的方式管理，同类事项很难归类集中，不同事项关联更是做不到。分公司数量增加时，只能通过增加人员的来解决，每个人对接一部分分公司，孤岛式管理，总体无法有效协作，服务质量依赖于个人能力和责任心。
（3）效率低下。对于重要事项，如项目结算，为了有效控制经营风险，都会采用流程审批，但流程也会导致效率低下。
（4）账务僵化。与分公司的费用结算，通常以项目为单位，一项目一结算。不同项目之间，费用很难互用。如一个分公司同时有两个项目，A项目有结余费用，B项目却没办法使用，因为账务不好处理。
（5）难以扩展。由于上述等实际困难，当分公司达到一定数量时，会出现难以管理的问题，这也制约了分公司业务的扩展。若无有效的管理策略和辅助工具，则很难突破。
三、分公司业务分析
分公司业务协作，可以分为两类：业务活动和账务活动。两者有时独立，有时互相交织。
（1）属于业务活动的，如报告签章、资料归档、发布招标公告、发布中标通知等。
（2）属于账务活动的，如收管理费、收胶装费等。
（3）即是业务活动，也是账务活动的，如代收造价服务费、代理服务费、保证金等。
（4）即有业务活动，也有账务活动的，如开票（开票 + 税金）。
业务活动主要关注谁来干，干完了事，相对简单。
账务活动则相对复杂，需要考虑钱的来龙去脉，从哪收，到哪去。如：造价服务费从委托单位收，最终转给分公司；招标代理保证金从投标方收，还要退给投标方；管理费从分公司收，直接计入总公司的营业收入；投标保证金先从分公司收，再交给代理公司，还要等代理公司返还后，最后退还分公司。
本质上讲，业务活动是主要工作，账务活动是辅助工作。但由账务账务本身的复杂性、严谨性等特点，反而占了更多的工作量。破解分公司业务管理的复杂性，得从账务入手。
四、破解之道
信息化 + 流程变革，是解决管理问题的永恒法宝。两者并非孤立存在，而是互相促进、相互配合，只有如此，才能真正解决好存在的问题。
1、基础信息化应用
对于每个岗位来讲，信息需求都很简单，关注的几个数据能够方便地看到，需要做的几件事能够及时地知道，就可以了。但每个岗位的信息需求都不太一样，且又相互关联和约束，这也正是信息化系统要解决的问题。
通过信息化管理系统，打破信息之间的壁垒，让数据流动起来，通过合理的权限机制，让每个人看到自己需要的信息，让每个人参与一部分业务处理，将整体业务贯穿起来，达到一个高效有序的运转状态。相较于手工Excel记录和纸质审批表单的方式，信息化系统可以达到以下效果。
（1）打破信息孤岛，实现集中流程化事务处理，可以支撑大批量业务开展。
（2）通过待办事项功能，将事务集中管理，更高效，也更省心。
（3）通过合理的功能设计和权限设计，让每个人看到自己需要的信息，将大幅减少相互之间的沟通。
（4）成果文档的电子化存储，方便检索利用。
2、账务处理变革--智能记账本
相比较总公司的业务，会感觉分公司的业务复杂很多。之所以如此，是因为需要和分公司之间算清各类费用。由于费用种类太多，不可能做到一事一结，通常将费用挂在项目上，按项目进行管理和结算。虽然这样一定程度上增加了费用的可管理性，但还是存在诸多问题。
（1）不同项目之间，费用没办法互用，传统手工记账处理费用互用太复杂。
（2）总公司和分公司之间，缺少费用缓冲设计，一项费用事务的完结标准，是银行支付和收款确认。当一项钱款还没有最终支付给所属人时，事情就不算完结，一直挂在哪儿。为了完结一项项琐碎的账务活动，就必须去做一次次的银行支付和收款确认。分公司业务管理中，最大的工作量是账务处理工作，不仅仅是由于账务本身的复杂性，还因为其中需要人为参与的太多。
智能记账本，是一套智能化的专业记账体系，通过与项目管理系统衔接，实现在业务过程中的收付款、保证金、开票税金、管理费、资料费等自动记录，并可按项目和费用类型进行分门别类地管理。让账务的流转，在工作中自然产生，无时无刻，无处不在，无需刻意。加入这样一套智能化记账体系，可以实现：
（1）对项目每一笔费用的自动记录和按项目结算。
（2）能实现不同项目之间的费用互用。
（3）形成费用缓冲池效用，从而减少人为参与工作，降低账务管理的工作量。通过智能化的记账处理，不同项目、不同费用之间均可以互用，从而形成了费用缓冲地带。同时将费用的收支记账与真实钱款的支付分开，减少银行转账和收款确认的频次。传统手工记账模式中，因为没有一套成熟的费用管理机制，如果不把钱转走，事儿就不完，一直挂在哪儿。使用智能记账本后，事情就不一样了，费用入账就算完事，钱款转入转出是另外一件事，各自独立。且一个项目的收入可以用来支付其他项目的费用，分公司也能清楚地看到总的费用余额及每一笔费用明细，这样就会有效减少银行转账的频次，从而减少人为参与工作。就像支付宝或微信中的钱一样，收付款的频次很高，是系统自动记账处理的，银行卡转入转出的频次就很低。
引入智能记账本后，也可减少不必要的业务处理，让业务流程变得简单。以造价服务费开票为例，前后对比如下。
3、会计如何做账
传统分公司业务管理中，对分公司的会计账目，通常以《项目结算单》为依据进行结算，再加上年费等其他一些费用记录。引入智能记账本后，会计的账目又该如何记录呢？要说清这个问题，先了解一下智能记账本处理的费用类型。
智能记账本的处理费用，主要来自三个方面。
（1）分公司的转入、转出。
（2）针对第三方的收款、付款。
（3）总公司的各类费用收取退还。
会计在做手工账目时，需要为每个分公司建立一个应付账款的科目。具体关注的费用明细，理论上讲，和智能记账本中的明细保持一致即可，但考虑到费用明细过多，很多明细和项目管理业务相关，会计不愿关注这么细的层面，再加管理思维上也习惯于项目结算，不同项目费用明细交织一起也不便于掌握项目情况，于是智能记账本中加入了自动生成《项目结算单》的功能。将第三方收付款和总公司收费，结合项目信息，自动生成《项目结算单》。会计做账时，只需要关注三方面的费用即可：分公司的转入金额、转出金额、项目结算单金额。
4、还可以做的更好
智能记账本可以与银行支付系统对接，在分公司进行转出转入操作时，直接完成线上支付，省去线下手工转账和确认工作。
智能记账本可以与公司财务系统对接，直接将费用明细导入财务系统，省去手工记账的工作，只需要进行审核确认即可。
五、事缓则圆
通过实施信息化和引入智能记账体系，不仅实现了分公司业务的信息化，而且实现了费用缓冲和记账缓冲，进而也带来了时间缓冲和信任缓冲。有缓冲才有空间，有空间才会有韧性，有韧性业务才会有生命力，才会越来越好。
柔性管理，不是糊里糊涂，而是利用智能信息化的优势，让计算机去自动处理一些琐碎有规律的事，人可以少些关注，只在有需要时去查一查，既轻松又准确。